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あなたと会社を守るシンプルな10か条

· Compliance

1. 「これって真実か」と自分に問う。

真実を正しく反映していないどのような記録(文書、データ、メール等)も作ってはならない。「意見」は個人的な偏見を含むことがあり、意見の内容が事実(真実)だと誤解されてしまうことがある。

2. それがまだ草案(ドラフト)なら、その旨表示する。

作成途上の書面には、誤解を招く表現が含まれているかもしれない。もしその書面がまだ草案の段階なら、その旨表示しよう。

3. コンピュータその他のデジタル機器の掃除を習慣化する。

もう不要な、作成途上の書面は削除することを習慣化しよう。ただし、訴訟、法執行機関の調査、監査等が行われる可能性があるときにはファイルは絶対に削除してはならない。

4. メディアや法執行機関に見られるかもしれない、という前提で書く。

一旦「送信」してしまうと、メールはあなたのコントロールの及ばないところに届く。一旦「保存」すると、そのファイルはあなたのコンピュータと会社のネットワークに保存され、あなたや会社が法執行の対象になれば、いずれも法執行機関による捜索押収の対象になる。あなたがそのファイルを「削除」すると、今度はあなたのコンピュータには、あなたがそれを削除した、という記録が残るが、ファイルそのものはまだ復元可能かもしれない。「誰にも見られない」というのは愚かな想定だ。

5. 良い書き手たれ。

ビジネス上のコミュニケーションにおいては、関連性があり正確で事実に基づくことを、他者を尊重する建設的な表現で伝える。多くの異なった解釈をされたり法的に特別の意味がある言葉(例えば「市場を支配」、「文書偽造」、「詐欺」など)は避ける。

6. 読み手を知る。

想定される(そして想定外の)読み手に鑑み、あなたが書いていることがその読み手にとって関連性があることか否かをまず考える。本質的でない、関連性のない情報は、あなたのメッセージの意味をわかりにくくするし、誤解されたり他人を傷つけたりすることがある。

7. 会社の知的資産を保護し、他者の知的資産を尊重する。

適切な秘密保持契約(NDA)が締結されており、相手方において真に知る必要がある者だけに開示が限定されること、を確実にしないまま、会社の秘密の情報を開示してはならない。同様に、会社がそれをそのように用いる権限が与えられていない限り、他人の著作物を用い、配布することは、法に違反するので、してはならない。

8. 「送信」をクリックする前に2度考える。

マウスをクリックする前に、もう一度推敲する。それは、あなたが今送ろうとしているメッセージが、良く書かれた、他人を尊重する、適切なものであるかどうかを確認する機会になる。たった一回のクリックが、不当表示や会社の営業秘密の不正使用に該当するかもしれないのだ。

9. 決して無くならない、と意識する。

コンピュータのファイルを削除したからといって、そのファイルがなくなったわけではない。今のコンピュータ・フォレンジック技術のもとでは、既に消去されたファイルの多くが比較的容易に復元可能だ。

10. あなたの会社のゼネラル・カウンセル やチーフ・リーガル・オフィサーが文章消去等に関する全ての行為を中止するように連絡してきたら、それに従う。

会社が訴訟や法執行機関による捜査の対象になると、それに関連する全ての情報を保全するように求められることがある。もし、関連する情報を隠したり削除したりすると、会社には巨額の罰金が科されることがあり、敗訴するかもしれない。その文章がいかに会社にとって害があるように見えても、決してそれを削除したり隠したりしてはならない。

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